Kalau menurut saya, booming-nya pop-up market atau thematic market di kota-kota besar di Indonesia adalah salah satu bukti nyata bahwa brand Indonesia sudah mulai bisa bersaing dengan produk-produk luar.
Selama menjalankan Kawung Living sendiri, kami pernah beberapa kali mengikuti bazaar/popup market. Kalau ditanya apakah kami profit ketika mengikuti bazaar tersebut atau tidak, jawabannya 50-50. Hahaha. Berbeda dengan produk F&B, produk non-apparel seperti kami termasuk tricky penjualannya. Sepanjang pengalaman kami, profit dan manfaat mengikuti pop-up market ini memang besar, tapi cost di awal dan effort untuk menyiapkan booth kita juga lumayan besar. Jadi kalau hitung-hitungan nett margin, keuntungan di awal kadang sangat kecil ataupun minus. Tapi ini pengalaman pribadi sih, bisa saja berbeda untuk setiap penjual.
Sebagai lanjutan dari Series Starting Small yang sempat ditulis setahun lalu, berikut adalah tips-tips, resources, ataupun sharing pengalaman saya mengikuti event bazaar selama ini.
Kenapa Harus Ikut Pop-Up Market?
Kalau menurut saya, keuntungan mengikuti event sejenis ini adalah exposure dan brand awareness. Bersiaplah untuk membagikan ratusan kartu nama, melonjaknya traffic web dan followers social media kamu, atau berbagai tawaran lainnya.
Event seperti ini juga merupakan kesempatan yang sangat baik untuk membangun network. Kamu punya banyak waktu untuk mingle (aih bahasanya) ataupun mungkin membicarakan kemungkinan kerjasama di masa depan dengan beberapa pengunjung atau brand lain yang sama-sama mengikuti bazaar. Sama seperti konsep stockist pada e-commerce di post sebelumnya, biasanya panitia event akan mati-matian promosi di berbagia media untuk mendatangkan pengunjung ke acara mereka.
Kamu juga akan memiliki kesempatan untuk bertemu dengan ‘pembeli’ nyata, yang biasanya cuma kamu hadapi lewat ruang chatting. Pada kenyataannya, banyak orang yang lebih senang berbelanja langsung karena terkendala ongkir ataupun ingin melihat barang kita secara fisik.
Event seperti ini juga bisa kamu gunakan untuk mengadakan launching produk baru sekaligus melakukan market test, produk macam apa yang paling banyak terjual ataupun paling banyak diminati.
Memilih Event yang Tepat
Di awal mengikuti dan mengetahui dunia pop-up market, kayaknya semua event ingin saya ikuti. Buat kami yang waktu itu cuma available di waktu weekend, pop-up market adalah event yang sangat kompleks. Pop-up market sekarang ini kebanyakan berlangsung 3 – 4 hari dari Kamis/Jumat – Minggu dari jam 10 pagi – 10 malam, sehingga buat pekerja full time seperti kami hal tersebut sangat membebani. Karena persiapannya harus dimulai dari hari Kamis malam dan berakhir Minggu malam, mau nggak mau kamu harus consider untuk meng-hire orang untuk menjaga booth kamu kalau tidak punya banyak cuti. Membatasi keinginan dan menyadari kemampuan (dari segi resources dan budget) yang kamu miliki adalah suatu hal besar yang harus disadari ketika bermaksud mengikuti event semacam ini.
(Hanya) Angan-angan sejak 2014, ikutan INACRAFT. Image from here.
Sebagai perbandingan, untuk bazaar tematik dan pop-up market di daerah Jakarta/Bandung/Surabaya, dengan produk non F&B, luas booth sekitar 3 m2 – 4 m2 dan durasi 3 – 4 hari di mall bergengsi, harganya sekitar 5 – 7 juta. Kalau pop-up market-nya sudah lebih terkenal, harganya bisa melambung ke 6 – 9 juta. Kalau bazaar yang memakan waktu 2 mingguan di mall harganya sekitar 6 – 9 juta. Untuk JCC, biasanya dihitung per m2, sekitar 2,7 juta/m2 ke atas. Hahaha, udah kayak harga tanah kan?
Kalau melihat harga booth yang cukup besar ini, dari segi budget sendiri kami belum merasa mampu untuk mengikuti event sejenis secara rutin. Sehingga kami cuma memilih beberapa event yang dirasa pas dengan target customer dan lokasi event yang terjangkau. Intinya adalah jangan mengikuti event hanya karena kepingin dan ‘kelihatannya’ banyak pengunjung. Sebelum mengikuti event, kamu bisa research terlebih dahulu seperti apa pengunjung yang sering datang. Kalau mau niat lagi, coba datang di beberapa hari yang berbeda dan jam yang berbeda.
Kalau produk kamu lebih general dengan menyasar kelas menengah umum, kamu bisa mencoba event pada saat weekend. Di Jakarta, yang terkenal misalnya Brightspot, LokalFest, Market Museum, dll. Di Bandung ada Trademark. Di Surabaya, ada Basha Market dan On Market Go!. Kalau barang-barang kamu merupakan barang handmade dan budget kamu nggak terlalu besar, bisa mencoba alternatif bazaar lainnya. Pasar Tumpah Ruah yang diadakan di Gedung Sarinah Ekosistem (Jakarta) setiap awal bulan hanya mematok harga Rp 250.000/hari. Kalau ingin pengunjung yang lebih terarah, bisa juga mencoba mendaftar di currated market seperti Art Market (biasanya diadakan di Kuningan City, Jakarta), atau Pasar-Pasaran (Bali). Beberapa cafe/creative hub seperti Kineruku (Bandung), 1/15 Coffee (Gandaria, Jakarta), atau Semasa Cafe (Kota Tua, Jakarta), juga sering mengadakan pop-up market.
Mekanisme Pendaftaran Event Bazaar
Line Sheet Kawung Living 2017
Kebanyakan, mekanisme mengikuti pop-up market/bazaar tematik adalah kita diharuskan mengirimkan brand proposal/catalog/lookbook dan booth design kita. Seleksi ini kriterianya berbeda-beda untuk setiap event dan saya kurang tahu bagaimana detilnya untuk se. Tips-nya sih, daftarlah secepatnya dan jangan menunda sampai batas akhir karena biasanya beberapa event memiliki kuota terhadap jenis barang tertentu.
Kalau terpilih, penyelenggara event akan mengirimkan proposal dan rate card untuk kita review. Biasanya akan ada milestone event tersebut yang dicantumkan di dalam proposal, seperti berapa jumlah pengunjung di event sebelumnya, target dan demografik pengunjung, media promosi apa yang akan digunakan, layout booth, maupun spesifikasi booth seperti apa yang akan kita dapatkan. Kalau kamu nggak tahu sama sekali track record event tersebut, tanyakan sejelas-jelasnya untuk menghindari ekspektasi yang berlebih. Kalau rate-nya sudah melebihi budget kamu, saran saya jangan dipaksakan. Karena sebenernya, expense kamu nantinya nggak hanya sekedar sewa booth saja.
Beberapa hari sebelum event, akan ada briefing untuk menjelaskan ketentuan dan peraturan yang berlaku di event tersebut. Ada lho, event yang mengadakan denda 1.000.000 untuk brand yang terlambat membuka booth pada hari H :)) Tips dari saya, sebelum kamu mengetahui ketentuan event, jangan terlebih dahulu menyiapkan materi promosi/dekor. Ada beberapa event yang tidak memperbolehkan membagikan flyer, tidak memperbolehkan menggunakan backdrop/spanduk dengan bahan tertentu, atau tidak memperbolehkan menggunakan packaging plastik karena tidak sesuai dengan estetika event.
Strategi & Resources
Seperti yang saya sebutkan di awal, modal untuk mengikuti event bazaar itu nggak hanya seputar harga booth saja. Kamu juga harus memikirkan tentang design booth, transportasi, produksi barang, apakah perlu hire orang untuk menunggu booth atau tidak, konsumsi, promotional material (seperti kartu nama & packaging), dll.
Untuk pricing produk, kami biasanya nggak memberlakukan harga yang berbeda dengan harga aslinya. Ada sih aliran yang suka menerapkan harga di atas harga produk asli untuk menutupi harga sewa booth, tapi saya nggak merasa ada added benefit dari strategi tersebut. Kamu juga bisa membuat gimmick marketing untuk menarik pengunjung dengan memberikan skema harga khusus seperti potongan diskon, buy 1 get 1, dll.
Kami biasanya punya target penjualan pada saat event. Target penjualan ini sebisa mungkin menutupi semua pengeluaran kami dan seminimal mungkin menutupi harga booth + transportasi kami (termasuk di dalamnya biaya produksi produk).
Terkadang kami nggak melakukan produksi khusus untuk event bazaar dan menggunakan stok produk yang sudah ada. Berbeda dengan brand F&B, kalaupun kami melakukan produksi khusus, sisa produk tersebut nggak akan terbuang dan tetap dihitung sebagai stok. Kalau ada keterbatasan space booth, kamu nggak usah memaksakan untuk membawa semua stok. Seperti penjelasan di atas, dengan memiliki jumlah produk yang berimbang, kamu bisa mengukur barang apa yang paling diminati pengunjung. Sebagai alternatif, jika kamu kehabisan stok produk barang tertentu, kamu bisa menawarkan untuk mengirimkan barang dengan free shipping setelah event berakhir ataupun membuka pre-order untuk barang-barang yang tidak kamu bawa waktu event.
Untuk transportasi, beberapa penyelenggara event biasanya bekerja sama dengan perusahaan angkutan seperti Go-Box dengan memberikan diskon khusus. Kamu bisa menghitung apakah harga ini lebih hemat dibanding kamu membawa sendiri barang-barang kamu dengan kendaraan pribadi + harga parkir setiap harinya.
Design Booth & Properti
Untuk ide-ide design dan layout booth kamu bisa sering-sering mampir ke pop-up market sejenis. Atau kalau kamu ingin lebih istimewa, selalu ada inspirasi di Pinterest, tinggal ketikkan trade show atau booth bazaar. Umumnya, panitia event nggak memperbolehkan alterasi permanen seperti mengecat atau memaku pada booth, jadi hal-hal seperti ini bisa di-consider ketika men-design dekor booth. Saran saya sih, less is always more, apalagi kalau space booth kamu terbatas. Suka minder sendiri sih kalau kita nggak punya properti yang wah. Apalagi kalau kamu sudah lihat geng penjual Jakarta yang tiba-tiba datang membawa properti sophisticated seperti lantai kayu sendiri, sulur sulur tanaman, TV flat, dan kehebohan lainnya ketika menyiapkan booth :)) Subhanallah sekalilah pokoknya. Tapi menurut saya, yang paling penting adalah cukup punya identitas diri yang terlihat jelas. Hal ini penting untuk menghindari kelebihan budget selama event.
Display booth Koolastuffa yang bisa dicoba dengan memanfaatkan vinyl sticker
Barang lainnya seperti rak, meja, atau kursi bisa kamu pinjam atau gunakan yang sudah ada di rumah. Tapi kalau memang punya konsep tersendiri untuk booth kamu, saya lebih menyarankan untuk membeli daripada sewa karena di akhir acara bisa kamu hitung sebagai aset. Rak dan gantungan baju standar yang terjangkau bisa kamu dapat di IKEA atau ACE Hardware, contohnya seperti seri rak Albert dan Mulig. Yang paling penting ketika memilih properti besar semacam rak adalah yang ringan dan bisa dibongkar pasang/knock down supaya mudah dibawa.
Kalau budget kamu terbatas, kamu bisa mencicil perlahan-lahan untuk membeli properti-properti ini. Sampai saat ini, kalau ditanya investasi apa yang paling berguna yang pernah saya beli. Jawabannya adalah troli, hahaha. Troli lipat standar seperti ini bisa dibeli di ACE Hardware.
Checklist Barang dan Properti
Seperti yang saya bilang di atas, event bazaar adalah hal yang kompleks. Di awal-awal, saya pengen bawa semua barang yang ada dan kayak sudah mau pindahan rasanya. Namanya juga newbie :P
Saya membagi ke dalam 4 kategori besar, Booth Decoration & Properti (termasuk produk yang akan di-display), Tool Box (seperti extension cord, selotip kertas, dll), Stationery (nota pembelian, notes, bolpen), Marketing/Promotional Material (seperti packaging dan kartu nama). Kalau kamu nggak punya budget untuk meng-hire orang untuk menjaga booth, jangan lupa membawa barang-barang yang esensial untuk kamu seperti charger handphone, botol minum, atau refreshment karena kamu akan seharian berada di tempat tersebut. Barang-barang ini saya masukkan dalam kategori Lain-Lain.
Berikut saya attach PDF check list barang yang biasa saya bawa kalau sedang ada event.
***
Hal-hal di atas adalah hal-hal teknis yang perlu kamu perhatikan sewaktu berpartisipasi dalam event bazaar. Tetapi sebenarnya, banyak sekali hal lain yang bisa kamu pelajari, seperti bagaimana berbicara dan ‘menjual’ produk, ketangkasan dalam menghandle customer, ketepatan waktu dan efisiensi dalam bekerja, dll. Di awal sendiri, jernihkan pikiran apa hal yang paling ingin dicapai dengan mengikuti event seperti ini. Kalau niatnya ingin menghabiskan dead stock, kamu bisa membuat gimmick diskon yang pas supaya barang kamu cepat habis. Kalau berniat menjual barang custom, tampilkan contoh barang apa saja yang bisa kamu buat dan buka pre-order di tempat. Kalau berniat mengenalkan produk atau brand kamu, jangan sampai kehabisan kartu nama sewaktu event, bawa lookbook yang paling menarik, sering-sering berkenalan dengan peserta bazaar lainnya, dll. Semua orang ingin barangnya laris terjual, punya daftar networking yang banyak, dan lainnya, tapi kadang kita nggak bisa mencapai semuanya. Menentukan goal di awal bisa membantu kamu menentukan prioritas atas hal apa yang harus dicapai terlebih dahulu.
The joy of meeting the most honest customer
Walaupun rumit dan melelahkan, event semacam ini super seru dan menurut saya lebih banyak manfaatnya. Tips terbaik saya adalah jangan malas atau meremehkan yang namanya lead proyek setelah event. Kalau ada media yang meliput/foto produk kamu, tanyakan apa mereka punya kartu nama dan bagaimana mekanisme bisa di-feature di majalah/blog/website mereka. Kalau ada beberapa orang yang menanyakan apakah ada kemungkinan untuk membeli bulk order, jangan tunggu lama untuk mengontak balik orang tersebut. Kami pernah ditawari kesempatan memiliki booth semi-permanen di sebuah mall di tengah kota hanya karena salah satu merchandising-nya melihat produk kami di suatu bazaar (yang ini ceritanya kapan-kapan lagi yaa). Akhir kata, semoga mencerahkan kalau ada yang berniat ikutan event bazaar sejenis :)
Post lainnya tentang Starting Small bisa dilihat di sini.
Wah terima kasih artikel2 starting smallnya yaa. Memotivasi nih. Saya mau bertanya, soalnya saya bingung, dan pastinya mbak lebih berpengalaman nih hehe. Di brand proposal itu kan biasanya diminta booth design juga, booth design itu bentuknya seperti apa ya kalau belum pernah ikut bazaar sama sekali? 3D-kah? Apa bentuk gambar digital juga boleh? Kalau foto kan nggak ada karena belum pernah ikut bazaar. Terima kasih :)
Hai Bonita, untuk booth design bagus sekali kalau kamu bisa bikin 3D-nya. Tapi waktu itu, aku cuma ambil foto-foto produk aku dan aku buat semacam kolase seperti apa booth aku nantinya. Kolasenya isinya cuma dimana aku mau menempatkan logo/banner, inspirasi dari booth orang lain yang aku dapat di internet dan properti apa yang mau aku pasang. Semoga membantu yaa.