Starting Small – Tips Meningkatkan Produktivitas untuk Bisnis Sampingan

Di awal memulai Kawung Living, kami memulai dengan semangat dan merasa semuanya terasa menyenangkan. Kegiatan baru, kesibukan baru di sela-sela pekerjaan yang monoton, dan tentu semangat baru. Tapi lama kelamaan ada sedikit rasa lelah karena kami tetap memiliki tanggung jawab kepada pekerjaan kami di kantor dan kamipun ingin bisnis kami bertumbuh besar. Meng-hire orang baru belum merupakan opsi, karena kami belum bisa mengambil resiko sebesar itu dengan pemasukan yang fluktuatif setiap bulannya.

Buat saya yang kebagian handle customer, tentu lebih banyak capeknya mengurusi kemauan orang. Apalagi yang namanya customer itu tidak mengenal yang namanya waktu istirahat makan siang, weekend, atau jam meeting. Belum lagi menghadapi customer yang chat seharian dan bertanya-tanya tapi nggak jadi beli, ataupun ingin design custom tapi super aneh-aneh. Kamipun jadi sering follow akun-akun blacklist di Instagram. Tujuannya sih untuk ketawa-ketawa, hiburan kalau ternyata ada customer yang lebih ajaib dari yang kami hadapi :)) Semuanya pasti butuh waktu, lama kelamaan kitapun mulai belajar kebiasaan customer dan belajar bagaimana meningkatkan produktivitas sebagai pekerja penuh waktu. Berikut ini adalah beberapa tips, pilihan apps atau website yang menurut saya bisa sangat membantu produktivitas dalam mengurus bisnis.

Make Website in a Right Time

Awal tahun 2015, kami menyelesaikan website www.kawungliving.com. Menyelesaikan website ini menurut saya sangat menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi. Waktu chat dengan customer berkurang drastis. Semua terasa lebih ringkas, tidak perlu lagi menjelaskan deskripsi produk maupun memberikan contoh barang apa saja yang sudah pernah kami buat karena informasinya sudah ada.

Menurut saya, membuat website sudah menjadi standar kebutuhan dasar semua bisnis/brand di era digital ini. Saya sendiri lebih suka berbelanja online di toko yang memiliki website karena website merupakan tambahan jaminan kredibilitas. Setidaknya, pemilik tokonya sudah mencurahkan waktu untuk bersusah payah membuat website.

Tapi tidak usah menjadi beban dan jangan membuatnya terburu-buru. Kalau memang masih bisa menghandle lewat komunikasi chat seperti SMS, WhatsApp dan LINE, mungkin membuat website bukan merupakan prioritas. Tapi kalau kamu sudah merasa perlu membuat website sendiri, coba bandingkan terlebih dahulu harga pembuatan website di beberapa developer. Sekarang ini juga banyak service pembuatan toko online seperti Shopify dan Sirclo. Di post lainnya, saya akan coba membahas harga service ini dan membandingkannya dengan membuat website sendiri.

Pick The Right Stockist

Selain membuat website sendiri, ada juga alternatif lainnya seperti berjualan di marketplace (semacam Tokopedia & BukaLapak) ataupun e-commerce yang spesifik dengan niche tertentu. Kami sendiri punya stockist semacam KadoKadi (e-commerce untuk barang handmade) dan Dekoruma (e-commerce untuk furniture & home decor).

Skema masing-masing marketplace dan e-commerce berbeda-beda, bahkan istilahnya sendiri suka membuat bingung. Singkatnya sih marketplace adalah penyedia tempat untuk berjualan, semacam pasar dimana penjual bebas membuka tokonya masing-masing. Marketplace ini tidak mengecharge biaya pembuatan toko, tapi biasanya penjual baru membayar skema khusus jika mereka ingin beriklan lebih atau menampilkan produknya di pencarian teratas.

Sedangkan kalau e-commerce skemanya lebih bervariasi, ada yang mengambil potongan dari penjualan per barang, ada yang meminta biaya keanggotaan, dll. Kebanyakan e-commerce ini biasanya menginginkan harga yang dipasang di website mereka sama dengan harga yang kita tawarkan di toko kita. Penjelasan singkatnya, misalnya harga jual bantal di toko saya Rp 50.000 maka harga yang ada di toko mereka juga harus Rp 50.000. Tapi biasanya, ada potongan tertentu yang berlaku dari setiap penjualan. Jadi kalau misalnya potongan penjualan 10%, maka yang kita terima bersih dari penjualan di e-commerce tersebut hanya Rp 40.000. Sebagai perbandingan, menurut saya potongan yang wajar adalah berkisar di 10%-20%. Pengalaman kami, kalau ada yang menawarkan kerjasama, coba tawar potongan harga tersebut ke margin yang wajar menurut kamu :))

Tips dari saya, pelajari baik-baik setiap skema masing-masing e-commerce sebelum bergabung. Hitung berapa keuntungan yang akan kamu dapat dengan potongan yang dimiliki setiap e-commerce.  Pilihan lainnya untuk menyiasati potongan tersebut adalah membuat produk yang khusus dibuat untuk e-commerce tertentu. Kelebihannya, karena barang tersebut hanya dijual di e-commerce tersebut, kita bebas menentukan harga. E-commerce tersebut juga bisa merasa diutamakan karena memiliki barang eksklusif dari toko kita.

Kami sendiri membatasi berapa e-commerce yang kami masuki dan menolak beberapa tawaran e-commerce yang terlalu “mirip”. Tapi itu semua tergantung dari kebijakan toko kamu sendiri. Keuntungan bergabung dengan e-commerce semacam ini adalah mendapatkan lebih banyak exposure, entah lewat pencarian Google atau memasang iklan di berbagai media. Yang namanya bisnis Ads sekarang ini keras sekali, lho. Dengan bergabung dengan e-commerce tertentu kita tidak perlu susah payah beriklan dan lebih banyak kemungkinan produk kita ditemukan orang.

Keuntungan lainnya adalah customer kamu bisa melihat-lihat barang lain yang ditawarkan toko lain di e-commerce tersebut. Menurut saya, tidak ada salahnya berbagi rezeki dengan pemilik toko lainnya. Saya percaya, sudah ada yang mengatur rezeki kita masing-masing :3

Planning Ahead

Sebenarnya ini penjelasannya panjang, tapi berikut adalah beberapa garis besar yang biasa kami lakukan dalam menjalani bisnis sehari-hari Kawung Living.

In months

Kami biasanya mengadakan rapat setiap 6 bulan sekali. Di rapat ini biasanya kita merencanakan strategi yang ingin dijalankan selama 6 bulan ke depan. Produk-produk baru apa yang ingin dibuat, rencana promosi, dll. Seringnya sih banyak sekali rencana yang tidak terealisasi, haha. Tapi sebenarnya yang paling penting adalah untuk merekap apa saja kesalahan yang sudah kita lakukan dan pelajaran apa yang bisa diambil. Lebih banyak salahnya sih terkadang, dibanding berhasilnya :))

Kekurangan kita biasanya, kita miss sekali dengan event besar seperti Valentine atau Lebaran. Biasanya toko lain sudah mulai promosi tentang produknya sebulan menjelang lebaran, tapi kita baru merencanakan produk apa yang mau dijual sebulan sebelum, sehingga marketing dan pembuatan produknya terlambat. Contohnya plushie edisi natal kita, sudah 2 tahun ini ada di gudang karena miss saat marketing menjelang natal :)) True story.

Kalau barang yang dijual mudah dan cepat dalam pembuatannya, seperti mug, pin, stiker, atau notebook misalnya, siapkan spare sekitar 1-2 minggu untuk produksi sekaligus membuat strategi marketing, foto, dll dan 2-3 minggu untuk melakukan promosi di media sosial, website, dll. Mungkin 1-2 bulan adalah waktu yang tepat untuk menyiapkan produk menjelang event besar. Kelebihan memiliki produk yang cepat masa produksinya adalah kamu bisa mengikuti tren yang silih berganti. Film yang sedang naik daun, iklan yang sedang terkenal, ataupun figur yang sering muncul bisa dijadikan bahan tanpa perlu menganggu timeline produksi yang sudah kita planning dari awal.

In Weeks

Untuk para pemilik bisnis yang mempunyai pekerjaan tetap, weekend bukan waktu untuk bermalas-malasan, karena inilah waktu yang tepat untuk benar-benar memikirkan dan menjalankan bisnis kamu. Saya biasanya juga mencicil di waktu pulang kantor, tapi kadang kurang baik sih dari segi kesehatan karena waktu istirahat bisa berkurang sekali. Jadi saya lebih menyarankan untuk meluangkan waktu kosong untuk fokus di suatu pekerjaan, automate everything and do it in bulk.

Di waktu weekend, biasanya saya memikirkan apa planning seminggu ke depan. Misalnya mau promosi apa selama seminggu atau design apa yang harus diselesaikan untuk produk custom. Hal yang bisa diefisienkan sebenarnya dalam hal marketing ataupun promosi. Pemilik bisnis sekarang ini semuanya pasti pakai yang namanya sosial media. Instagram, Twitter, Facebook, Pinterest, dll. Waktu dulu sih saya senang-senang saja posting dan menulis caption di sela-sela berangkat atau ketika ada waktu luang di kantor. Tapi ada kalanya kadang jadi beban karena merasa ada kewajiban harus posting terus padahal ada kepentingan lainnya misalnya. Di sinilah keajaiban teknologi bermula :))

Gunakanlah fitur automasi sebaik-baiknya dan batasi sosial media apa yang ingin kamu gunakan. Saya sendiri lebih fokus ke Instagram, biasanya saya share to Twitter langsung dari Instagram dan posting manual ke LINE@. Untuk Facebook page, subhanallah sekali sudah memiliki fitur scheduling sehingga mudah untuk share sesuatu dan merencanakan seminggu sebelumnya. Sama halnya dengan posting blog dan Newsletter, saya biasanya schedule post dari WordPress dan MailChimp.

Untuk Instagram sebenarnya ada beberapa pilihan yang bisa digunakan untuk scheduling post. Salah satunya Grum, Later, dan Hootsuite. Semuanya sama-sama bisa melakukan schedule posting via komputer dengan kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Saya pernah mencoba Grum secara gratis sewaktu apps-nya masih Beta. Tapi sekarang, Grum sudah berbayar yaitu $ 9.95/month untuk 2 akun :( Kalau mau mencoba, bisa coba 3 days trial-nya dulu. Kalau Later sendiri harus kamu install apps-nya di handphone. Later akan mengingatkan kamu bahwa kamu akan melakukan posting di jam yang sudah ditentukan. Later akan otomatis mengantar kamu ke Instagram dengan post yang sudah kamu siapkan sebelumnya. Later sendiri juga berbayar $ 19/month untuk 2 akun. Tapi Later punya Free  Account dengan keterbatasan 30 post/bulan.

Tapi kalau memang belum mampu membuat akun-akun tersebut, kamu bisa melakukan hal sederhana yang sama impact-nya juga, kok. Buat alarm di jam tertentu dan siapkan post kamu di Evernote atau Notes di handphone. Copy paste, post. It takes less than 30 seconds, pure black magic :))

In Sync with Everything

Dalam menjalankan Kawung Living, saya dan Liza berbeda lokasi. Jika memang ada lebih dari dua orang pemilik bisnis, jangan sampai ada yang ketinggalan informasi. Buat kami yang terpisah kota, lebih mudah berbagi file dengan menggunakan cloud storage service (kami pakai Google Drive) dibanding bolak balik mengirim file via e-mail. Kami biasanya mengkombinasikannya dengan penggunaan apps Google lainnya seperti Google Calendar dan Google Form. Sehingga kita sama-sama aware dengan deadline maupun memiliki form khusus untuk laporan penjualan.

Bebas deh pokoknya tulisannya :))

Google Form ini biasanya kami gunakan untuk mempercepat pencatatan penjualan ataupun order custom selain dari website. Kalau order dari website, biasanya selalu ada notifikasinya di e-mail jadi tracking-nya sendiri lebih mudah. Tapi kalau dari channel lain seperti WhatsApp atau LINE, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan biasanya setelah menerima fix order kita langsung memasukkan ke Google Form sehingga masing-masing aware dengan transaksi tersebut.

***

Seperti judul dari seri ini, menurut saya yang penting adalah start small, haha. Sekarang ini sudah banyak sekali tools, apps, plugins, software ataupun resources lainnya yang bisa mempermudah kehidupan. Lebih aware memilih yang mana yang kita butuhkan dan inginkan sebenarnya batasnya lumayan tipis. Tapi seperti pesan saya sebelumnya, selalu mulai dari yang sederhana dan sesuaikan dengan budget yang kamu punya. Mempunyai bisnis sampingan di sela-sela pekerjaan penuh waktu memang butuh lebih banyak kerja keras dan kemampuan membagi diri waktu yang baik. Sedih sih kadang kalau ada teman yang mengajak jalan-jalan waktu pulang kantor atau bahkan weekend, saya kebanyakan menolak. Tapi begitulah, adanya, harus pintar-pintar berkompromi dengan yang ingin dicapai :)

Post lainnya bisa dilihat di sini.