Starting Small Series – Finance 101

Di seri kali ini, saya mau berbicara tentang UANG. Hahaha. Mungkin saya nggak terlalu capable untuk berbicara tentang ini karena sama sekali nggak punya background terkait finance. Sewaktu SMP, pelajaran akuntasi adalah pelajaran yang paling nggak saya paham kenapa harus ada di dunia ini. Selama menjalani Kawung Living sendiri, saya lebih banyak mengurusi bagian kreatif dan operasional. Sedangkan produksi dan keuangan masih dipegang oleh Liza. Tapi walaupun nggak punya background finance sama sekali, sebagai pelaku bisnis setidaknya kita harus paham bagaimana cara membaca kesehatan bisnis dan mengukur pertumbuhan bisnis. Berikut ini adalah beberapa tips yang mungkin bisa membantu kamu memahami hal-hal yang nampak gaib ini. Saya sendiri bingung harus memulai darimana dan sepertinya post ini terkesan agak lebih berat dibandingkan sebelumnya, tapi saya mencoba menjelaskannya dengan sederhana. Post kali ini lebih menitik beratkan kepada bisnis di sektor pengadaan barang, tapi mungkin bisa diterapkan juga di bisnis jasa. Untuk mempermudah penjelasan, saya akan coba berikan beberapa contoh perhitungannya. Di akhir, akan saya cantumkan juga file Excelnya sehingga kamu bisa mencoba sendiri.

MODAL

Kembali ke judul series ini, mulailah dari hal kecil dulu. Modal bisnis nggak harus selalu berjuta-juta dan harus pinjam dari bank atau yang lainnya. Sebagai warga biasa dan pekerja kantoran dengan level standar, kadang mungkin gaji kita nggak seberlimpah itu untuk langsung bisa membuat bisnis yang besar. Tapi bukan berarti kita tidak bisa melakukannya. Pertama-tama, riset semua kebutuhan bisnis yang diperlukan. Urutkan dengan rinci hal-hal apa yang paling esensial ketika memulainya. Kalau misalnya bisnis kuliner, tentu kita akan mengurutkan peralatan masak dan bahan baku terlebih dahulu. Kalau memang ada barang yang sudah dimiliki atau bisa meminjam terlebih dahulu ke orang tua atau kerabat, tidak usah sungkan melakukannya. Gunakan apa yang kamu miliki dan jangan membuang-buang uang untuk hal yang percuma di awal.

Kalau misalnya di awal memang tidak bisa menyediakan peralatan yang mahal, tidak ada salahnya menggunakan pihak ketiga untuk melakukannya. Misalnya bisnis bantal saya membutuhkan mesin jahit dalam produksi, tapi ternyata saya juga bisa melakukan produksi dengan membayar jasa penjahit lepasan tanpa perlu membelinya sendiri. Cari beberapa alternatif untuk mencapai hal yang ingin kamu lakukan. Setelah mendapatkan list perkiraan berapa banyak yang kamu butuhkan untuk bertahan setidaknya sampai koleksi pertama keluar atapun 3 bulan pertama terlewati, jadikan jumlah tersebut goal kamu dalam menabung.

Kalau kamu memang bercita-cita tinggi dan istilahnya ingin ‘taking a leap of faith‘ dengan langsung terjun membuat bisnis besar, kamu bisa mencoba mencari pendanaan ke investor. Ada banyak bentuk pendanaan yang tersedia untuk memajukan bisnis UKM ataupun start-up dari berbagai jenis institusi saat ini yang bisa kamu manfaatkan.

Untuk yang benar-benar ingin mengembangkan bisnis dan tidak ingin menganggapnya sambilan, saya menyarankan untuk membuat rekening khusus yang terpisah dari rekening pribadi kamu saat memulai bisnis. Apa lagi untuk kamu yang memiliki partner bisnis, sehingga kondisi keuangan bisa terpapar jelas. Sedikit tips ketika kamu memiliki beberapa partner bisnis, terangkan dari awal seperti apa pembagian keuangan maupun kerja yang kamu inginkan. Kalau kamu memulai bisnis bertiga misalnya, boleh saja kalau kamu ingin mendapat pembagian 40% keuntungan dibandingkan dengan pembagian keuntungan yang rata. Jelaskan konsekuensi apa yang akan kamu lakukan dengan pembagian tersebut, misalnya kamu akan bertanggung jawab lebih dalam operasional dibanding kedua teman kamu atau hal lainnya. Urusan keuangan adalah isu sensitif bagi sebagian orang dan membahasnya secara transparan dan blak-blakan di awal adalah kunci untuk meminimalisir pertikaian.

AKUNTING / PENCATATAN KEUANGAN

Dalam berbisnis, ada dua hal yang harus diketahui dalam urusan keuangan, Akunting dan Finance. Akunting lebih mengarah kepada pencatatan keuangan yang baku di mana modal, aset, piutang, dll dituliskan dengan benar sesuai istilah akutansi. Sedangkan Finance lebih mengarah pada perencanaan keuangan yang merupakan inti bisnis sendiri.

Kalau untuk akunting, dalam tahap sederhananya adalah kamu cukup menuliskan jumlah modal, hutang, pengeluaran, dan pemasukan kamu secara berkala. Laporan keuangan ini biasanya disebut Balance Sheet. Yang paling penting adalah kamu konsisten dalam melakukannya. Idealnya kamu membuatnya per bulan agar dapat melakukan tracking soal kondisi keuangan bisnis kamu. Hal ini penting agar kamu selalu aware dengan kondisi keuangan dan kemana saja uang kamu pergi. Usahakan juga untuk merinci modal dan hutang yang dimiliki, misalnya sebagai modal usaha kita meminjam uang orang tua, jangan lupa untuk memasukkan sebagai daftar kewajiban yang harus segera kamu bayarkan.

Contoh Pencatatan

Untuk mempermudah, saya akan memberikan contoh sebuah Bisnis Home Decor X yang memiliki produk utama bantal dan memulai bisnisnya di bulan September 2017. Modal awal bisnis tersebut adalah 3.000.000 dengan pinjaman modal sebesar 500.000 yang didapat dari orang tua pemilik. Modal tersebut dibagi ke dalam bentuk Kas 1.000.000 dan sisanya disimpan di bank sebanyak 2.000.000.

Contoh Balance Sheet Bulan September

Dalam keseharian, kamu bisa menulis/mencatat apa saja pengeluaran kamu dengan rinci. Untuk memudahkan, pencatatan transaksi keuangan tersebut dapat dibagi ke dalam beberapa kategori seperti contoh di bawah. Untuk kategorinya sendiri bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis masing-masing.

Kategori Pencatatan Keuangan

Contoh Pencatatan Keuangan

Setelahnya, kamu bisa membuat resume dari pencatatan keuangan kamu dalam bentuk Income Statement, yang menyatakan hasil Profit/Loss bulan tersebut. Boleh saja kalau kamu ingin men-skip tahap ini dan langsung memasukkannya ke Balance Sheet bulan selanjutnya, take whatever that works for you. Yang penting, catatan keuangan kamu mudah dimengerti oleh kamu ataupun pemegang kepentingan bisnismu.

Contoh Income Statement

Contoh Balance Sheet Bulan Oktober

FINANSIAL DASAR

Dalam mulai berbisnis sendiri rumus paling sederhananya cuma satu:

Profit/Loss (Untung/Rugi) = Pendapatan (Revenue) – Pengeluaran (Cost)

Rumus sederhana ini kadang luput dari pertimbangan kita dalam berbisnis. Saya tahu banyak sekali motivator bisnis yang bilang kalau kamu passion dalam suatu hal, urusan untung-rugi dan uang adalah hal ke sekian. Tapi buat sebagian orang yang pernah struggling terhadap masalah keuangan dalam berbisnis, keuangan adalah yang harus lebih dulu dipikirkan. Jadi setelah kamu excited dan berbahagia karena akhirnya mempunyai bisnis atau bisa menyalurkan hobi sekaligus mendapat tambahan uang, sekarang waktunya kembali ke realita.

COST

Pengeluaran (Cost) sendiri biasanya terbagi menjadi 2, Fixed Cost dan Variable Cost.

Fixed Cost adalah biaya yang pasti keluar. Misalnya kalau kamu punya bisnis online yang dijalankan via website, fixed cost-nya adalah biaya hosting dan domain atau kalau kamu punya toko fisik, fixed cost-nya mungkin adalah biaya sewa toko, biaya listrik, atau gaji pegawai (kalau ada).

Variable Cost atau sering juga disebut sebagai Operational Cost adalah biaya yang digunakan untuk mendukung operasional bisnis kamu dan jumlahnya bervariasi sesuai kebutuhan. Misalnya bulan ini kamu akan memproduksi 20 buah barang, tapi ternyata baru terjual 10 barang. Karena belum ada uang yang masuk lagi, maka bulan berikutnya, kamu memutuskan hanya memproduksi 10 barang saja.

Ada baiknya membagi biaya-biaya ini ke dalam satuan tahun, bulan, minggu, atau bahkan hari jika operasional kamu adalah kegiatan harian seperti bisnis restoran misalnya. Untuk bisnis jasa, kamu juga bisa membaginya ke dalam satuan jam, karena ada beberapa bisnis jasa yang mempunyai tarif/jam.

Contoh Perhitungan Fixed Cost

Meneruskan contoh Bisnis Home Decor X di atas, bisnis tersebut tidak memiliki kantor dan memanfaatkan rumah sendiri sebagai kantor utama sehingga mereka tidak perlu membayar biaya sewa kantor dan utilities. Untuk kegiatan online, bisnis tersebut memanfaatkan website dan akun premium Tokopedia. Sebagai bentuk marketing, bisnis tersebut juga menggunakan Facebook Ads untuk beriklan di Facebook & Instagram. Bisnis tersebut meng-hire seorang Admin untuk mengurus semua transaksi penjualan yang terjadi karena pemilik bisnis tersebut mempunyai pekerjaan full time yang menyita waktu. Karena berbasis design, bisnis tersebut juga berlangganan software design. Beberapa biaya memiliki tenggat waktu bulanan, tetapi ada beberapa biaya yang bisa dibayar sekali per tahun, seperti domain, hosting dan software subscription.

Contoh Perhitungan Fixed Cost

HPP & PRICING

Setelah mengetahui biaya apa saja yang kamu keluarkan, sekarang saatnya menghitung HPP (Harga Pokok Penjualan). Ini adalah biaya yang kamu keluarkan untuk memproduksi atau menghasilkan suatu barang yang akan kamu jual. Ada kalanya nilai HPP ini akan turun/naik bergantung dengan satuan volume barang yang kamu produksi. Misalnya untuk harga kain 1 meter kain harganya 40.000/m tapi kalau saya membeli 10 meter kain, maka saya mendapat diskon 50% menjadi 20.000/m.

Kita bisa menetapkan Pricing berdasarkan perkiraan % keuntungan/Profit Margin yang ingin didapat, pastikan untuk selalu mempertimbangkan Fixed Cost dan Variable Cost yang dimiliki di awal. Kamu juga bisa melihat harga pasar dan batas kewajaran untuk menetapkan harga. Sah sah saja kalau kamu ingin menetapkan harga di atas harga pasaran/pesaing, asalkan produk kamu memang memiliki nilai tambah/nilai jual yang lebih.

Kalau kamu berniat menjual Wholesale/Bulk atau titip jual di Retailer lain misalnya, jangan lupa untuk menetapkan harga yang wajar untuk Wholesale agar kamu masih bisa mendapatkan keuntungan. Rumus penjualan Wholesale sebenarnya tidak ada, tapi banyak yang menggunakan:

Harga Retail = 2 x Harga Wholesale

Harga ini sebenarnya wajar adanya dan sangat make sense, tapi tidak baku dan bergantung terhadap produk apa yang kamu hasilkan. Saya sebut wajar karena kebanyakan, sharing profit dengan Retailer lain ada di margin 20% – 50%. Untuk margin di atas itu, saya tidak merekomendasikan karena saya anggap belum mampu dihadapi oleh bisnis kecil. Kalau ada yang lebih tahu soal ini, boleh kasih tahu saya yaa. Karena sayapun masih terus mencari tahu tentang tata cara penjualan Wholesale ini.

REVENUE / OMSET

Sering nggak mendengarkan kata-kata: dapatkan omset milyaran rupiah dengan berbisnis XXX? Sebelum terpukau dengan kata-kata tersebut, kamu harus sadar bahwa Omset hanyalah jumlah yang kamu terima mentah-mentah tanpa dikurangi cost yang sudah ada di awal. Jumlah ini nggak menggambarkan berapa keuntungan yang kamu miliki, walaupun sering dipakai untuk ‘adu sukses’ dalam berbisnis.

Rumus menghitung Revenue sangat mudah, yaitu semua pendapatan yang kamu miliki.

Kalau kamu belum memulai bisnis, kamu bisa tetapkan berapa target penjualan kamu dalam sebulan. Kalau kamu sudah memiliki bisnis, kamu bisa merata-ratakan per bulan berapa pendapatan yang kamu dapatkan, saya paham betul bahwa ada waktunya bisnis naik/turun. Dengan mempunyai laporan keuangan yang baik, kamu bisa menentukan apa yang harus dilakukan jika bisnis sedang turun.

GROSS PROFIT / LABA KOTOR

Gross Profit = Revenue – HPP

Cek % (Gross Profit / Revenue) untuk melihat berapa besarnya keuntungan kamu jika dibandingkan dengan harga produksi. Satuan ini juga memperlihatkan jumlah Profit Margin yang kamu dapatkan.

NETT PROFIT / LABA BERSIH dan PROFIT/LOSS

Nett Profit = Gross Profit – Fixed Cost

Cek % (Nett Profit / Revenue) untuk melihat berapa keuntungan yang kamu dapatkan dan apakah keuangan kamu mengalami PROFIT/Untung atau LOSS/Rugi.

Contoh Perhitungan HPP, Pricing, dan Penentuan Profit

Bisnis Home Decor X memutuskan untuk memproduksi 48 bantal di bulan September. Setelah belanja material, mereka memutuskan untuk memberikan pekerjaan jahit ke tukang jahit lepasan, yang dibayar /jam sesuai tarif yang ditetapkan bersama. Pemilik bisnis tersebut ingin mempunyai Profit Margin sebesar 100%, sehingga didapatkan Retail Price sesuai perhitungan tersebut. Target penjualan bulan tersebut adalah semua bantal yang diproduksi terjual habis. Setelah dikurangi biaya produksi bulan itu, didapatkan Gross Profit sebesar 50% dari total pendapatan (Revenue) dan Nett Profit sebesar 36% dari total pendapatan (Revenue).

Contoh Perhitungan HPP, Pricing, dan Penentuan Profit Wholesale

Ternyata Bisnis Home Decor X ingin mencoba menjual lewat Retailer Z yang memiliki 5 butik di kota-kota besar di Indonesia. Retailer Z meminta bagi hasil sebesar 40% untuk setiap bantal yang terjual dengan jumlah total produk yang dititipkan adalah 100 buah bantal. Dalam produksi dalam jumlah besar ini ternyata Bisnis Home Decor X mendapat diskon dari pembelian material dan biaya jahit sebesar 15% sehingga biaya produksi dapat ditekan. Karena volume produk yang besar, pemilik bisnis memutuskan untuk hanya mengambil Profit Margin sebesar 20%. Jika ada pembeli yang ingin membeli 100 buah bantal, maka pembeli tersebut akan mendapatkan harga Wholesale Price yang jauh lebih murah. Tetapi karena di Retailer Z produk bantal tersebut dijual satuan, maka pemilik Bisnis Home Decor X menetapkan harga retail sebesar 2x dari Wholesale Price.

Setelah dikurangi fee untuk Retailer Z, Bisnis Home Decor X ternyata mendapat Gross Profit sebesar 31% dari total pendapatan dan Nett Profit sebesar 20% dari total pendapatan.

Contoh Penjualan Wholesale

FORECAST

Forecast bisnis dimaksudkan untuk melihat kapan bisnis kamu mencapai Break Even Point ataupun dikenal sebagai Balik Modal. Forecast juga bisa dijadikan target dan pembanding dengan keadaan aktual yang terjadi.

Contoh Forecast Bisnis

Contoh-contoh di atas bisa diunduh dalam format Excel di sini.

***

Mungkin awalnya agak terkesan ribet kalau kamu tidak terbiasa membuat laporan bulanan, tapi percayalah ini justru langkah paling sederhananya :)) Dari langkah-langkah sederhana di atas, sebenarnya kita sudah bisa mengecek ulang kondisi keuangan bisnis. Tapi, data dan laporan keuangan hanyalah rumus dan angka-angka biasa kalau kamu tidak berusaha menelaahnya.

Setelah mempunyai laporan keuangan, gunakanlah untuk mempertanyakan berbagai hal dalam bisnismu. Apakah Pricing-nya sudah sesuai dengan keuntungan yang ingin kamu dapatkan? Apakah ada cost yang bisa dihilangkan untuk mengefektifkan harga produksi? Apakah yakin bisa mengejar penjualan dengan meningkatkan volume produksi untuk mendapatkan HPP yang lebih kecil? Apakah mampu membayar influencer untuk strategi marketing? Kapan kita bisa memproduksi barang baru? Kapan kita bisa scale-up bisnis ke tahap selanjutnya? Kapan kita bisa mulai mengambil keuntungan/membayar gaji ke diri sendiri? Pengetahuan yang baik tentang kondisi keuangan bisnis bisa sangat membantu dalam pengambilan keputusan dan arah bisnis nantinya.

Sebenarnya, tidak ada aturan baku untuk pengambilan keputusan yang akan kamu lakukan. Contoh sederhananya, Bisnis A hanya memiliki uang 1.000.000 tapi berniat membayar influencer untuk memasarkan produknya senilai 1.500.000. Pemilik Bisnis A yakin influencer tersebut dapat memberikan imbal balik yang baik, lagipula Bisnis A masih memiliki suntikan modal lebih dari pemiliknya. Sedangkan jika Bisnis B dihadapkan kepada situasi yang sama, Pemilik Bisnis B ternyata lebih suka berinovasi dengan menciptakan produk baru yang membutuhkan modal sebesar 500.000, sedangkan sisanya 500.000 lagi digunakan sebagai cadangan uang di saat bisnis sedang turun. Tidak ada yang salah dengan keputusan masing-masing pemilik dan tidak ada yang mengetahui dengan pasti hasil keputusan Bisnis A dan Bisnis B. Tetapi setidaknya, para pemilik bisnis mempunyai awareness yang baik terhadap keuangan bisnis yang dimilikinya yang menjadi dasar keputusan mereka masing-masing.

Laporan keuangan yang rapih juga bisa dijadikan langkah awal jika kamu memutuskan untuk mencari pendanaan ke investor nantinya. Biasanya, kamu diharuskan mencantumkan business plan, termasuk forecast keuangan di dalamnya. Kadang, membuat laporan keuangan seperti ini juga bisa dijadikan tamparan keras dan cambuk agar kita bisa lebih bersemangat di kemudian hari.

Selamat berhitung!

Artikel Starting Small lainnya bisa dicek di sini.